ERP-система – эффективный способ ведения бизнеса, который помогает управлять рабочим процессом в целом, планировать деятельность отдельных бизнес-элементов предприятия, а также улучшать работу всех производственных объектов.
Вы узнаете:
- Что такое ERP-система и когда она нужна.
- Каковы преимущества и недостатки ERP-системы.
- Какие функции выполняет система ERP на предприятии.
- Как выбрать ERP-систему.
- Как правильно внедрить ERP-систему на предприятии.
- Какое нужно пройти обучение персоналу, который будет работать с ERP-системой.
- От чего зависит стоимость ERP-системы.
Что такое ERP-система и когда она нужна
Чтобы лучше понять смысл ERP-системы, недостаточно просто знать расшифровку этих букв (Enterprise Resources Planning) и перевод данного определения на русский (планирование ресурсов предприятия), лучше изучить историю ее возникновения.
В конце 20 века начала происходить массовая автоматизация бизнес-процессов: быстро распространялись ПК, для них разрабатывались программы ведения финансового и бухгалтерского учета, электронного документооборота, проверки функционирования техники и оборудования.
Разница в принципах ведения бизнеса заключалась не только в переводе информации в цифровой вид, но также в появлении новых методов проведения анализа и обмена данными, объединения изначально разных типов информации. Результатом этого явилась возможность видеть всю работу предприятия в целом и проводить анализ функционирования ее отдельных направлений (работа основного производства, склада, бухгалтерии). Полученная информация позволила более грамотно распределять использование производственных мощностей и принимать верные решения.
Именно такой способ ведения бизнеса получил название ERP, а программное обеспечение, используемое в этих целях, определили как EPR-система.
Таким образом, все программы, предназначенные для работы бухгалтерии, управления персоналом и др., являются частями ERP-системы, при этом CRM (customer relationship management system) тоже относится к ERP и переводится как «система управления взаимоотношениями с клиентами».
В настоящее время все перечисленные выше компоненты базовой комплектации ERP-системы часто используются как отдельные программы. К примеру, на предприятии может быть автоматизирован только бухгалтерский учет, тогда как вся остальная информация хранится в различных программах стандартного пакета MS Office.
Смысла спорить о том, относятся ли CRM и электронная бухгалтерия к компонентам ERP-системы, нет, однако и так понятно, что со временем уровень автоматизации рабочих процессов ведения бизнеса будет только расти вместе с количеством проданных лицензий на программное обеспечение, а также объемом услуг по установке и дальнейшему обслуживанию.
В ситуации, когда предприятие начало свою деятельность совсем недавно, необходимость в глубокой автоматизации рабочих процессов отсутствует. Подготавливать документы можно в стандартных компьютерных приложениях, а уточнить нужную информацию директор сможет у кого-либо из персонала. Однако вместе с расширением всего бизнеса возрастает количество операций, документации, работников, что влечет за собой необходимость хранения и анализа всей информации в электронном виде.
Если компания в целом не пользуется ERP-системой, то, как правило, вся информация хранится беспорядочно, что затрудняет ее поиск. Иногда встречаются ситуации, при которых работа ERP-системы налажена лишь в каком-то отдельном подразделении.
К примеру, если в отделе кадров, финансовом отделе, в бухгалтерии установлено отдельное программное обеспечение, никак не связанное между собой, то это может влиять на эффективность рабочих процессов и увеличивать время, которое приходится тратить на поиск нужной информации (отправка запроса в другой отдел, к чьей компетенции эта информация относится).
В таких условиях будет очень трудно улучшить показатели производительности труда, более эффективно использовать первичные ресурсы, а также наладить руководство компанией в целом. ERP-система является самым лучшим способом достичь этих целей для компаний любого уровня, в том числе для холдингов и многофилиальных предприятий.
ERP-система: преимущества и недостатки
Использование ERP-системы очень сильно влияет на качество ведения бизнеса. Можно более рационально распределять работу между различными отделами, тем самым уменьшая расходы на возможное дублирование функционала и другие затраты, которые могут возникнуть в связи с раздробленностью управления предприятием.
Также существуют и другие преимущества использования ERP-системы:
- Синхронизация процессов. При использовании ERP-системы есть возможность синхронизировать все этапы деятельности, которые взаимосвязаны между собой и должны осуществляться в определенном порядке. Это повышает результативность проведения работы в каждом из отделов, которые в совокупности оказывают влияние на процесс в целом.
- Контроль процессов. С помощью ERP-системы контроль над основными процессами можно осуществлять по иерархии, начиная от самых простых оперативных функций и заканчивая стратегическим регулированием деятельности всей компании.
- Унификация отчетности. При применении ERP-системы все отчеты по финансовой и статистической информации формируются по единым стандартам, что позволяет видеть общую картину по отделениям и конкретным технологическим процессам на текущий момент времени.
- Стандартизация информационных систем. Если на предприятии используются все модули ERP-системы, то необходимость наличия и обслуживания отдельных информационных систем отсутствует.
- Более широкий спектр руководящих функций. ERP-системы могут использовать базы управления корпоративными знаниями компаниями, что позволяет в итоге увеличить функциональность руководителя.
- Интеграция с контрагентами. В некоторых ERP-системах клиенты организации могут осуществлять ряд функций, например, создавать заказ и следить за изменением его статуса, анализировать наличие материальных запасов и пополнять их при возникновении такой необходимости и т. д.
- Приспособление к потребностям предприятия. ERP-системы состоят из нескольких компонентов, которые могут работать как самостоятельно, так и в совокупности со всей системой. При этом набор задач в отдельном компоненте будет зависеть от нужд компании.
- Защита информации. Пользователей ERP-системы можно объединять в группы и создавать для каждой из таких групп отдельные категории доступов. При этом все операции, проведенные любым из пользователей, можно отследить и проверить.
- Централизация информации. Вся информация в ERP-системе хранится централизованно, в единой базе, что позволяет оперативно получать доступ к необходимым данным, гарантирует защиту и возможность архивации.
- Взаимодействие с системами более низкого уровня. При использовании API-интерфейса ERP-системы могут интегрироваться с низкоуровневыми системами, такими как технологическое оборудование, производственные комплексы и станки.
- Повышение эффективности взаимодействия. С помощью ERP-системы достигается очевидность итогов деятельности каждого отдела, что позволяет улучшить взаимодействие между ними.
- Масштабирование. Для организаций, в подчинении у которых находятся филиалы, расположенные в других регионах, ERP-система дает возможность получить централизованную управленческую систему и масштабировать принимаемые решения.
- Обеспечение контроля в смежных направлениях. ERP-системы состоят из различных компонентов и могут одновременно следить за статусом заказов, материальным обеспечением, финансовыми потоками и другими взаимосвязанными направлениями работы.
Однако у ERP-системы имеются не только достоинства, но и недостатки, т. к. она не позволяет исполнить все требования предприятий по функциональности программного обеспечения, его приобретению и установке, а также дальнейшему обслуживанию.
Можно выделить следующие недостатки ERP-системы:
- Длительная установка. Если организация достаточно большая, то окончательное внедрение технологии ERP может длиться от одного до трех лет. В этом периоде некоторые модули ERP-системы могут действовать некорректно.
- Большая цена. Стоимость системы ERP складывается из нескольких частей, таких как цена программного обеспечения и технического оборудования, работы по установке, настройке, проверке и дальнейшему обслуживанию.
- Проблемы в применении. Чтобы эффективно использовать весь функционал ERP-системы, нужно достаточно долгое время обучать сотрудников, т. к. у данного программного обеспечения непростой интерфейс.
- Уровень коммуницирования с деятельностью компании. Если в ERP-систему включено мало настроек, то программу не получится точно соотнести с деятельностью организации, а при наличии большого количества настроек может появиться проблема доработки и внесения корректировок.
- Дополнительные расходы. Для эффективной работы ERP-системы часто требуется обновление программ, оборудования, связных каналов, что также влечет за собой дополнительные финансовые расходы.
- Зависимость от разработчика. Покупка и установка ERP-системы требует от компании значительных затрат, поэтому после того, как организация начинает пользоваться услугами какого-то конкретного поставщика программного обеспечения, в дальнейшем также более рационально будет продолжать взаимодействие именно с этим контрагентом.
- Перенос информации. Проблемы могут возникнуть при интеграции данных из программ, в которых ранее работала компания, в ERP-систему.
Рассказывает практик
Каких результатов можно добиться внедрением ERP-систем
Использование ERP-систем в крупных и средних компаниях помогает уменьшить расходы в следующих примерных соотношениях:
- на 25 % снизить площадь помещений складов;
- на 45 % уменьшить расходы, возникающие из-за несвоевременной отгрузки товара;
- на 40 % снизить уровень остатков материалов и готовой продукции на складах, хранящихся там для подстраховки.
Эти данные являются среднестатистическими и могут иметь существенную разницу на отдельно взятом предприятии.
Так, установка ERP-системы в производственной компании поможет оптимизировать следующие показатели:
- расходы на хранение товаров и иных материальных запасов;
- объем неснижаемых запасов на складе;
- расходы по заполнению склада товарами;
- расходы, возникающие при некорректном составлении бизнес-плана и внесении в него последующих изменений.
Для организации, работающей в сфере торговли, можно уменьшить:
- расходы на обработку продукции на складе;
- издержки по доставке продукции;
- расходы по заполнению склада товарами;
- объем неснижаемых остатков на складе;
- расходы на корректировку количества заказанной продукции.
Для предприятий, оказывающих транспортные услуги, можно значительно уменьшить издержки по перевозке товаров.
Таким образом, использование ERP-систем помогает объединить между собой все направления деятельности предприятия, что значительно улучшает рентабельность его работы и оптимизирует расходы, которые могли возникнуть по причине отсутствия взаимосвязи между различными бизнес-процессами.
Какой может быть ERP-система (виды)
В настоящее время разработаны и введены в эксплуатацию две категории ERP-систем: ERP и ERP II.
ERP – это программный комплекс, который помогает настроить управление любой компанией во всех сферах ее деятельности.
ERP II – специальная программа, модули которой разрабатываются с учетом нюансов деятельности отдельной компании (ее размера, организационно-правовой формы, вида осуществляемой деятельности).
На рынке информационных услуг представлены уже готовые программные комплексы, которые специализируются, например, на предприятиях малого бизнеса, организациях, работающих в какой-то конкретной сфере и т. д., то есть являются узконаправленными. Также существуют ERP-системы для использования в международных холдингах, компаниях, имеющих удаленные подразделения и т. д.
При этом ERP-системы могут работать на основе различных платформ. Сейчас самой оптимальной и чаще всего используемой является облачная структура, т. к. именно она обладает наиболее подходящим функционалом, комфортна и доступна в использовании.
Автоматизация процессов, которая сведет брак на производстве к нулю
Задача производителя — выпускать конкурентоспособную продукцию, минимизируя затраты. Для этого нужно регулярно согласовывать планы компании по производству и закупкам. В этом помогут контроль и автоматизация производственных процессов. Как ее построить, рассказала редакция журнала «Коммерческий директор».
Кейс по внедрению системы автоматизации
Какие функции выполняет система ERP на предприятии
Функционал, в рамках которого возможно использование ERP-системы, зависит от масштабов и направления деятельности конкретной компании, специфики ее работы, но в целом он должен быть направлен на общее управление бизнесом. Стандартный функционал таков:
1. Производство
- подготовка планов;
- составление спецификаций на производимые товары или оказываемые услуги для расчета объемов необходимых расходных материалов и часов работы сотрудников;
- составление планов и управление работой компании в различных масштабах: начиная от конкретного производственного оборудования и заканчивая целыми подразделениями.
2. Финансы
- составление планов использования денежных ресурсов организации и отслеживание результатов;
- текущий бухгалтерский учет, учет по налогам и иным платежам в бюджет и внебюджетные фонды, финансовая отчетность и контроллинг;
- работа с активами компании, к которым можно отнести денежные средства на банковских счетах, ценные бумаги, основные средства (к примеру недвижимость).
3. Логистика
- управление поставкой материалов и отправкой готовой продукции: ведение базы договоров и контрагентов, составление планов и отчетов по товарам на складе и т. д.;
- подготовка данных по всем необходимым расходным материалам в целях исполнения рассчитанных ранее производственных норм.
4. Кадры
- учет кадров и ведение табелей рабочего времени, составление штатного расписания, расчет заработной платы;
- поиск и оформление сотрудников;
- подготовка планов по трудовым ресурсам.
5. Маркетинг и реклама
- составление планов по реализации продукции;
- подготовка и проведение рекламных кампаний и маркетинговых коммуникаций;
- расчет цен на изготавливаемую продукцию, разработка скидочных программ, проведения распродаж и т. д.
6. Проекты. Отчетность
- наличие в большом количестве стандартных форм отчетности по всем направлениям деятельности организации, а также возможность создания дополнительных отчетов;
- проверка и анализ результатов деятельности предприятия;
- разработка общей политики работы организации, в т. ч. установка сроков для каждой из поставленных задач, расчет необходимых в этих целях ресурсов (денежных средств, материалов, рабочего персонала).
ERP-система на предприятии: 4 этапа внедрения
Полноценное внедрение ERP-системы в организацию может занять срок от пары недель до нескольких лет (в зависимости от объемов и масштабов деятельности компании). При этом устанавливать ERP-систему могут как собственные IT-специалисты предприятия, так и сотрудники компании-разработчика.
Внедрение ERP-системы можно разделить на следующие этапы:
Этап 1. Первичная организация
Этап, в котором определяются задачи, ставятся цели, после чего формируется технический план проекта.
Этап 2. Разработка проекта
Далее изучается работа предприятия: планы развития, производственные процессы. Эта информация является основой для подбора структуры ERP-системы, а также для внесения корректировок в технический план (при необходимости).
Этап 3. Исполнение проекта
Порядок осуществления бизнес-процессов на предприятии будет основан на устанавливаемой ERP-системе, поэтому на данном этапе необходимо перенести данные из систем учета, которые использовались ранее, в ERP-систему, унифицировать их между собой. В ситуации, когда выясняется, что модулей ERP-системы недостаточно для данного предприятия, на этом этапе возможна ее доработка. По окончании установки до сотрудников организации доводятся основные принципы работы ERP-системы и проводятся пробные тесты.
Этап 4. Пуск в эксплуатацию
На заключительном этапе можно найти и устранить проблемы, возникающие при работе ERP-системы.
С помощью каких методов внедряется ERP-система
Для внедрения ERP-системы могут быть использованы следующие методы:
- Поэтапная реализация, когда поочередно проводится внедрение ERP-системы в некоторые взаимосвязанные процессы, что минимизирует риски возникновения проблем.
- «Большой взрыв» – вся система устанавливается одномоментно. Такой подход может быть использован в небольшой организации с простыми производственными процессами. При этом нужно особое внимание уделить этапу тестирования, чтобы выявить все возможные ошибки в работе ERP-системы.
- Развертывание – частичная установка программного обеспечения с последующим распространением на другие структуры предприятия. На отдельном участке метод развертывания может применяться как поэтапно, так и одномоментно, т. к. в целом риски неудачного внедрения невелики.
Выбор метода внедрения ERP-системы для каждого предприятия должен производиться очень тщательно, путем анализа возможных затрат, а также с учетом опыта других компаний.
Кто обучает персонал тому, что собой представляет ERP-система
Объяснение основ работы с ERP-системой является одним из самых трудных этапов ее внедрения. Ведение бизнеса с использованием ERP-системы может изменить бизнес-процессы на предприятии, что влечет за собой необходимость осуществлять наравне с должностными обязанностями также и функционал, связанный с использованием данного программного комплекса. Таким образом, главным моментом для руководства компании становится подготовить к работе с ERP-системой персонал морально.
При внедрении ERP-системы может возникнуть проблема отсутствия желания у обычных сотрудников обучаться работе с ней, ведь такая автоматизация больше облегчает работу руководящему составу. В этой ситуации выходом становится перевод таких работников на другие должности. Большая часть персонала, как правило, мыслит в перспективе и понимает необходимость обучения для использования полученных знаний в работе.
От качества проведенного обучения будет зависеть эффективность использования ERP-системы. Сотрудники должны хорошо понимать основы ее работы и иметь соответствующую мотивацию, ведь если персоналу не будет понятно, для каких целей используются такие нововведения, то и результаты внедрения ERP-системы не будут заметны. Таким образом, работники должны понимать, что использование этого программного комплекса может быть важным рычагом для улучшения эффективности деятельности всего предприятия.
Обучение сотрудников основам работы с ERP-системой следует начать заранее. Можно провести внутреннюю рекламную кампанию, подготовить доступную информацию о целях, которые будут достигнуты после начала использования данного программного комплекса. В специально разработанном документе – «Стратегии обучения персонала» – эта задача обозначена первой. В этом документе все сотрудники предприятия разбиваются на группы в зависимости от объема необходимых обучающих мероприятий, а также перечисляются все остальные шаги обучения.
Как правило, выделяется несколько групп, на которые разбивается весь персонал. К примеру, отдельной группой можно выделить руководство компании и менеджеров среднего звена, которые будут непосредственно управлять работой предприятия и принимать необходимые решения. Еще одна группа – это та часть пользователей, которая выполняет основной функционал в работе с ERP-системой, не вникая в подробности бизнес-процессов, однако обладая глубокими знаниями работы программного комплекса. И третья группа – это основная часть сотрудников, которые будут вводить первичные данные в программу.
Первые две группы должны проходить обучение у сотрудников организации-разработчика ERP-системы, тогда как основная часть персонала из третьей группы может изучить основы работы программы дистанционно или через уже получивших необходимые знания коллег.
Обучение может проводиться как в учебных центрах консалтинговых агентств, так и непосредственно на предприятии. В некоторых случаях разработчики ERP-системы определяют обязательным условием получение соответствующего сертификата у сотрудников второй группы.
Консалтинговые агентства заключают договоры с основными вендорами, такими как SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, что дает им право обучать работе с программой и выдавать подтверждающие документы по окончании обучения. Сведения об этом можно найти на официальных сайтах таких компаний. У отечественных разработчиков – «Парус» и «Галактика» – открыты свои учебные центры.
ERP-система: пример успешного внедрения
Одно из предприятий, занимающихся производством и продажами холодильного оборудования, – Howe Corporation (США) – в целях более эффективного ведения бизнеса решило внедрить ERP-систему на основе сервисно-ориентированной архитектуры (SOA) 2-го поколения. Это дало возможность сразу же получить результаты и увидеть преимущества использования данной ERP-системы, т. к. значительно повысились качество и рентабельность всех бизнес-процессов.
Эта организация получила возможность более качественно анализировать объем материальных запасов и необходимость их восполнения. После внедрения ERP-системы Howe Corporation имеет все необходимые инструменты для планирования деятельности как в краткосрочной, так и в более длительной перспективе, что позволяет не использовать ненадежный календарный способ планирования.
Также все возможности использования ERP-системы оценила и международная компания Alfa Laval, которая поставила перед собой цель добиться улучшения производственных показателей путем повышения эффективности бизнес-процессов. В одном из отделений Alfa Laval в Болгарии была использована система ERP Epicor iScala, которая помогла осуществлять подробный анализ использования материалов и производственного сырья, контролировать сроки их закупки для исполнения соответствующих заказов, что повлияло на снижение уровня производственных отходов. При этом, т. к. ERP-система полностью автоматизировала все бизнес-процессы, это позволило снизить объемы лишней продукции на складах, а также минимизировать простои на производстве.
Еще одна компания – IO Electronics – тоже может послужить примером удачного использования ERP-системы. Их целью было успешно достигнуть поставленных на ближайшие 4 года показателей.
Как рассказал директор IO Electronics, при стремительном развитии деятельности и освоении других производственных направлений рентабельность работы предприятия может значительно снизиться, если возникнут сбои в обмене информацией между внутренними подразделениями. Однако при использовании ERP-системы вся информация становится доступна в режиме онлайн. По факту выполнения поставленной задачи в ERP-системе проходят обновления, что позволяет проследить весь производственный процесс и увидеть фактическое наличие той или иной продукции, а также избежать переизбытка материальных запасов на складах.
Рассказывает практик
Как ERP-система позволила снизить потребность в оборотных средствах на 40 %
Т. к. ранее в нашей компании отсутствовала ERP-система, было невозможно оперативно отмечать внесения изменений в бизнес-процесс, что влекло за собой нехватку материалов для сборки готовой продукции, нескоординированную деятельность цехов, ухудшение качества конечного продукта и увеличенный расход сырья. Все эти излишние расходы можно было уменьшить только путем внедрения ERP-системы.
Основное направление деятельности нашей организации – производство, поэтому первоочередными были задачи автоматизации планирования и управления бизнес-процессами. Определив, что в решении поставленных задач нам поможет ERP-система, мы хотели добиться таких целей, как:
- Увеличение эффективности расходования оборотных средств.
- Уменьшение материальных запасов, хранящихся на складах.
- Создание программы производства с учетом имеющихся мощностей.
- Уменьшение уровня незавершенного производства.
- Создание общего перечня материалов, используемых в производстве.
- Улучшение процесса расчета нормы материалов.
- Увеличение точности оформления закупочных планов, что будет способствовать снижению объемов неликвидных запасов на складах.
Только после внедрения ERP-системы у нас получилось корректно спланировать объем необходимых для производства материалов по факту анализа запасов на складах, что повлекло за собой снижение расходов на оборотные средства на 40 %. Далее такой анализ помогает осуществлять закупки только тех материалов, которые необходимы для определенного бизнес-процесса. Также была оптимизирована организационная структура компании, что способствовало сокращению сотрудников производственно-диспетчерского отдела на 50 % без снижения качества работы.
Можно подвести следующие итоги внедрения ERP-системы в нашей компании:
- Производственные остатки на складах уменьшились на 60 млн руб.
- Во всех направлениях деятельности контроль осуществляется по результатам анализа измеряемых показателей. Доходы сотрудников зависят от выполненной или невыполненной ими работы, и они самостоятельно несут за это ответственность.
- Полностью контролируется закупка производственного сырья и его дальнейшее распределение в цеха.
- Остатки неликвидных материалов снизились на 20 млн руб.
- Закупочный план стал оптимальным, в него своевременно вносятся изменения при возникновении такой необходимости.
- Появилась возможность планирования нагрузки на производственные мощности и, соответственно, количества необходимых для этого работников.
Какая ERP-система востребована у российских компаний
Программные комплексы, существующие сейчас на рынке IT-технологий, могут быть разработаны отечественными и зарубежными компаниями. При этом отличаются они не только страной разработки, но также и встроенным функционалом.
Зарубежные ERP-системы, такие как программы компаний SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, могут использоваться на предприятиях любой категории и являются примерами для подражания. Однако при работе с такими системами в России могут возникнуть некоторые сложности:
- отсутствие в необходимом количестве обученных на соответствующем уровне специалистов для внедрения и дальнейшего сопровождения работы ERP-системы;
- нежелание отечественных организаций перестроить устоявшиеся бизнес-процессы, т. к. зарубежные системы управления имеют существенные отличия от используемых в России;
- высокая цена внедрения.
Однако и российские разработчики стараются расширить возможности собственных программных комплексов в соответствии с потребностями заказчиков. Такие ERP-системы успешно справляются с поставленными задачами в случае, когда необходимо автоматизировать отдельные направления работы организации и не нужно внедрять программный комплекс в работу всего предприятия в целом. Как пример можно привести программное обеспечение компаний 1C и «Галактика».
11 ошибок внедрения ERP-системы
Для повышения эффективности работы предприятия установка ERP-системы является практически самой дорогостоящей и самой трудной задачей. Конечная цена внедрения, а также необходимый для этого срок будет зависеть от количества возникающих в процессе ошибок.
Ошибка 1. Некачественное составление плана.
Данный факт может повлечь за собой непонимание настоящего и будущего состояния ERP-системы, некорректную автоматизацию бизнес-процессов.
Ошибка 2. Поверхностный анализ организаций-разработчиков ERP-систем.
Как правило, основным критерием является низкая стоимость, однако иногда разработчики намеренно занижают стоимость услуг, чтобы на первом заказчике протестировать процесс внедрения. По факту такой установки могут быть выявлены серьезные недоработки и сбои в системе.
Ошибка 3. Непонимание потребностей предприятия.
После принятия решения, что внедрять ERP-систему все-таки необходимо, компания-заказчик до конца не понимает, какие именно программные модули им нужно устанавливать. Это может быть использовано недобросовестными поставщиками, которые будут включать в ERP-систему много лишних компонентов или же, наоборот, установленного функционала будет не хватать.
Ошибка 4. Недооценка временных и материальных затрат.
Некорректное определение сроков внедрения и стоимости установки ERP-системы может повлечь за собой необоснованные ожидания быстрого повышения эффективности бизнес-процессов.
Ошибка 5. Отсутствие у предприятия-заказчика квалифицированных сотрудников.
В коллективе предприятия должны присутствовать сотрудники, обладающие достаточным уровнем знаний в любой сфере, начиная от менеджмента и бухгалтерии и заканчивая учетом на складе, закупкой материалов и т. д.
Ошибка 6. Отсутствие приоритетов.
Если изначально не расставить правильные приоритеты, то в процессе установки ERP-системы придется часто переключаться между различными задачами, а это может повлечь затягивание процесса установки, возникновение непредвиденных проблем и т. д.
Ошибка 7. Недостаточное обучение персонала.
Если не показать сотрудникам весь функционал ERP-системы и способы его применения, персонал организации может вообще отказаться от работы в системе или использовать ее возможности лишь частично.
Ошибка 8. Недооценка точности первичной информации.
Так как ключевым моментом работы ERP-системы является анализ информации, то результат ее работы во многом будет зависеть от корректности изначальных данных. Необходимо избегать ошибок при вводе и внимательно проверять указанные сведения.
Ошибка 9. Использование неактуальных приложений.
Очень часто на предприятиях параллельно используется как ERP-система, так и ранее установленное программное обеспечение – происходит дублированный ввод данных. Таким образом увеличиваются сроки окончательного внедрения ERP-системы.
Ошибка 10. Отсутствие тестового периода.
Иногда тестирование установленного программного комплекса осуществляется лишь на нескольких пользователях, что не позволяет своевременно увидеть все недостатки и актуальную нагрузку на ERP-систему.
Ошибка 11. Отсутствие плана сопровождения и внедрения обновлений.
Без этого программный комплекс очень скоро станет неактуальным. Для аппаратной составляющей ERP-системы необходимо регулярно увеличивать производственные мощности, т. к. объем обрабатываемой информации также будет расти. Программная составляющая может потребовать корректировки в случае, например, внесения изменений в законодательство.
Эти ошибки являются самыми распространенными, однако у каждой компании могут возникнуть и индивидуальные проблемы. Чтобы их минимизировать, нужно очень внимательно подготовить план установки ERP-системы на каждом из этапов.
От чего зависит стоимость ERP-системы
Окончательная цена ERP-системы будет являться совокупностью следующих составляющих:
- Цены самого программного комплекса: основного набора модулей и дополнительных компонентов.
- Стоимости услуг по установке.
- Внесения доработок и корректировок в программу, исходящих из потребностей компании-заказчика.
- Дальнейшего обслуживания и сопровождения.
Чтобы снизить стоимость внедрения ERP-системы, необходимо в первую очередь обращать внимание на российских поставщиков, т. к. зарубежные программы имеют более высокую цену приобретения и требуют внесения существенных изменений для соответствия отечественному законодательству.
Мнение эксперта
Внедрение системы ERP обошлось компании в 2,5 млн долларов
Лицензия на установку ERP-системы обошлась нам в 470 000 долларов, а итоговая цена внедрения составила 2 500 000 долларов. Однако уже в процессе использования ERP-системы был достигнут положительный эффект, при этом полностью затраты были возмещены через 1,5 года после установки данного программного комплекса.
Информация об экспертах
Сергей Братукин, директор практики «Дистрибуция» Columbus IT&Russia, Москва. Сергей Братукин в 1997-2005 годы работал консультантом в российском подразделении Columbus IT. Участвовал в реализации масштабных проектов по внедрению ERP-систем в таких компаниях, как «Торговая площадь», МВО, «Старик Хоттабыч», «Формула Кино», «Автомир» и др. Международная консалтинговая компания Columbus IT предоставляет консультационные услуги по выбору, внедрению и сопровождению корпоративных информационных систем, а также управленческому консалтингу. Основана в 1989 году в Дании, в настоящий момент имеет представительства в 28 странах мира. За восемь лет работы Columbus IT в России клиентами компании стали более 200 предприятий, в том числе «ССМ-Тяжмаш», ТД «Перекресток», «Дикси», «Л'Этуаль», «Юнимилк», «Исток», «Тойота» и мн. др.
Сергей Сухинин, начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс "Элара"», Чувашия. ОАО «Научно-производственный комплекс "Элара"» является ведущим российским производителем пилотажно-навигационных комплексов, систем автоматического и дистанционного управления, бортовой вычислительной техники и систем индикации для летательных аппаратов военной и гражданской авиации. В рамках соглашения о сотрудничестве с ОАО «Российские железные дороги» ОАО «Элара» ведет работы по подготовке к производству приборов и систем для железнодорожного транспорта России.