Чтобы отслеживать размер дебиторской и кредиторской задолженности на балансе, а также предотвратить ошибки в отчетности, компании должны проводить между собой сверку взаиморасчетов.
Акт сверки расчетов с контрагентами не является обязательным документом, поэтому всегда возникают вопросы о верности его оформления. В этой статье мы разберем, для чего нужен акт сверки и как грамотно его составить.
Вы узнаете:
- Как выглядит акт сверки взаимных расчетов с контрагентом.
- Какой юридический смысл несет процедура сверки взаиморасчётов.
- Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов.
- Где можно скачать бесплатно бланк акта сверки взаимных расчетов.
Акт сверки - что это такое
Акт сверки взаимных расчетов – это двусторонний документ, который дополнительно подтверждает наличие или отсутствие задолженности между контрагентами, фиксирует размер денежных требований. Дополнительно, потому что он не относится законодательством к первичной документации. Отсутствует также и его унифицированная форма.
Как правило, образец акта сверки компания разрабатывает самостоятельно, либо использует готовую форму из бухгалтерских программ.
Как заполнить акт сверки взаимных расчетов: образцы документов
Вы можете скачать образцы акта сверки взаимных расчетов в Word и Excel:
Так как этот документ не обязательный, невозможно заставить другую сторону подписать его. Акт подписывается контрагентом только по добровольному согласию.
Причины составления акта могут быть разными. В плановом порядке большинство компаний стараются сверяться ежемесячно.
В акт сверки между организациями включают все проведенные за выбранные период операции. В случае, если будет выявлено расхождение, все первичные документы нужно подвергнуть дополнительной проверке и анализу.
Готовый алгоритм для компании, которую достала просроченная дебиторка
Благодаря этому алгоритму от электронного журнала «Коммерческий директор» вы сможете:
- жестко установить права и обязанности сотрудников, которые работают с дебиторской задолженностью;
- создать регламент работы с дебиторкой и добиться, чтобы его никто не нарушал;
- мотивировать менеджеров все время напоминать клиентам и контрагентам об оплате.
Для чего нужны акты сверки взаиморасчетов с контрагентами
Подписанный с обеих сторон акт сверки остается самым достоверным и доступным подтверждением сальдо расчетов между контрагентами. В законе нет четкого указания на то, когда следует составлять такой документ, но на практике таких случаев несколько. Обозначим ключевые из них.
- Предстоящее составление годовой бухгалтерской отчетности
По итогам налогового периода Минфин РФ рекомендует организациям проводить инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Причем речь идет не только о тех, с кем были финансовые отношения в течение последнего периода, но также о тех, с кем операций не было, но присутствуют остатки расчетов.
Кроме того, если в налоговом учете возник резерв по сомнительным долгам, лучше проводить инвентаризацию дебиторской задолженности ежеквартально или помесячно. Акт сверки взаиморасчетов помогает сравнить данные бухучета двух сторон сделки и при необходимости уже на ранних стадиях выявить некорректные записи.
- Проведение инвентаризации имущества и средств одной из компаний
Если по результатам такой проверки обнаружат дебиторскую или кредиторскую задолженность, бухгалтерии необходимо составить акт сверки и направить контрагенту.
- Последующее проведение зачета встречных требований
Двухсторонний Акт зачета взаимных требований составляют, если между контрагентами есть взаимные, однородные требования, срок исполнения которых уже наступил. После подписания такого документа суммы взаимных обязательств считаются погашенными, а сами обязательства прекращаются зачетом.
- Использование как доказательство признания долга в судебном процессе, а также как способ продления срока исковой давности
В гражданском законодательстве сказано, что течение срока исковой давности прерывается совершением должником действий, которые свидетельствуют о признании долга. Подписание акта сверки является одним из таких действий (ст. 203 ГК РФ, п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29 сентября 2015 г. № 43 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности»).
Простыми словами, с помощью этого документа кредитор может увеличить срок исковой давности. При наличии подписанного должником акта срок для обращения в суд отсчитывается не с момента спорной сделки, а со дня подписания акта.
- Подтверждение полномочий лиц, выступающих от контрагента
В судебном разбирательстве подписанный с двух стороны акт сверки задолженности может сыграть и еще одну важную роль. Если, например, некий сотрудник контрагента подписал товарную накладную без приложения доверенности, но есть акт сверки, подписанный этим же лицом, то суд может посчитать и товар принятым надлежащим образом.
Таким образом, отдельно акты сверок с контрагентами суд не считает достаточным доказательством задолженности. Но в совокупности с верно оформленными первичными документами – это большое подспорье в судебном процессе и возможность увеличить срок исковой давности.
Как делать акт сверки
Так как унифицированной формы этого документа в законе нет, совершенно обоснованно возникает вопрос: как сделать акт сверки правильно, чтобы впоследствии он был принят контролирующими органами или судом.
Образец акта сверки вы можете скачать вначале этой статьи. Обозначим общие принципы, согласно которым должен быть составлен этот документ. Обычно бухгалтер ориентируется на базовые правила оформления первичных документов.
- Из документа должно четко следовать: название, дата формирования и период сверки, наименование и реквизиты обеих сторон, должность и подтверждение полномочий лиц, его подписавших, итоговое сальдо цифрами и прописью.
- Акт составляют в виде перечня документов в хронологическом порядке (от начала совместной деятельности, либо от даты формирования предыдущей сверки взаиморасчетов).
- Кроме реквизитов первичных документов в акте можно указать характер совершенных действий (продажа товара, перечисление оплаты, оказание определенной услуги и т.д.).
- Рядом с названием операции и реквизитами подтверждающих ее документов указывают суммы дебета и кредита, а в конце документа прописывается итоговое сальдо.
- Акт должен состоять из двух таблиц, вторую составитель оставляет пустой, чтобы контрагент мог внести данные своего учета в случае обнаружения расхождений.
- Акт сверки может быть сформирован по отдельному договору, по конкретной партии или поставке, по наименованию товара/услуги/работы.
Бланк акта сверки бухгалтер либо разрабатывает сам в произвольной форме, либо использует готовый документ, заданный в программно-прикладных продуктах (обычно в программе 1С).
Далее акт сверки расчетов, заполненный в эксель, распечатывают в двух экземплярах и направляют контрагенту. Последний сверяет информацию с данными своего учета, и, если нет расхождений, подписывает и отправляет один из экземпляров в ответ.
На что следует обратить внимание при сверке расчетов с контрагентами
При подписании акта сверки особое внимание нужно обратить на следующие моменты:
-
Кем подписан документ
Акт сверки взаиморасчетов может быть подписан руководителем контрагента или главным бухгалтером, при этом обязательно заверен печатью организации. Допускается также подписание акта другими полномочными лицами, если они подтверждают свои права доверенностью. В иных случаях акт не будет иметь юридической силы и являться доказательством признания долга.
-
Основания возникновения задолженности
При составлении акта сверки расчетов необходимо максимально точно и подробно расписать основания возникновения долга, то есть дать ссылку на номер и дату договора, в рамках которого возникла задолженность, либо указать реквизиты товарных накладных и т.д.
-
Операции в акте должны быть распределены по договорам.
Одни и те же компании могут вступать в разные отношения и работать сразу по нескольким договорам. Например, часто параллельно идут поставка продукции и оказание услуг. Или по одному договору фирма выступает поставщиком, а по другому – покупателем одного и того же контрагента. Следует разделять сверку расчетов по договорам.
Заключение
Акт сверки – это документ, подтверждающий сальдо взаиморасчетов между сторонами сделки. Сверка взаиморасчетов с контрагентами не является обязательной, законодатель строго не регламентирует эту процедуру и не закрепляет унифицированную форму акта. Однако это не означает, что отказ от сверки облегчит компании деятельность. Скорее, напротив, может привести к серьезным проблемам. Например, повлечь более быстрое истечение срока исковой давности по дебиторской задолженности, усложнить разрешение дел о взыскании долгов в суде. Также своевременная сверка подтверждает задолженность на балансе. Обе стороны сделки получают возможность на раннем этапе обнаружить расхождения и исправить ошибки в отчетности. Поэтому регулярная сверка выгодна обеим сторонам.
Статья подготовлена редакцией журнала "Коммерческий директор"