Положение по работе с дебиторской задолженностью необходимо компаниям, которые сотрудничают с большим количеством покупателей и постоянно имеют дело с дебиторкой. В статье расскажем, как эффективно управлять этой частью оборотных средств и для чего необходимо составить специальный регламент.
Когда понадобится Положение о работе с дебиторской задолженностью
Дебиторская задолженность – это все денежные средства, которые на текущий момент времени должны предприятию другие лица.
Например, к дебиторке относится:
- невыплаченные в срок денежные средства на условиях постоплаты по договорам поставки и оказания услуг;
- займы, выданные физлицам или другим компаниям;
- долги учредителей перед обществом, например, по оплате уставного капитала;
- переплата налогов и страховых взносов в фонды.
Как контролировать дебиторскую задолженность
В решении Системы Продажи – алгоритм от управленцев, которые даже в кризисных ситуациях этого года свели дебиторку к минимуму. Пригодятся обновленные регламенты для менеджеров и инструкции по работе с клиентами-должниками. Дополнительно – онлайн-расчетчик для оценки платежеспособности контрагентов.
В некоторых организациях дебиторская задолженность составляет внушительную долю оборотных средств, поэтому предприятию необходимо постоянно стремиться к движению денежных масс и не давать им застаиваться.
Если деньги подолгу «зависают» на счетах контрагентов и не взыскиваются вовремя, это неизбежно сказывается на финансовых показателях самого предприятия-кредитора и состоянии его отчетности.
Управление дебиторской задолженностью значительно упрощает локальное Положение – это внутренний нормативный документ компании, который применяется для определения общего порядка и систематизации работы с дебиторской задолженностью, своевременное ее выявление и погашение.
Зачем нужен Регламент по работе с дебиторской задолженностью
В целом, локальные нормативные акты нужны на предприятии, чтобы организовать его внутреннюю работу, регламентировать основные управленческие и производственные процессы так, как это необходимо для поддержания экономической стабильности, эффективности и роста бизнеса.
Положение по работе с дебиторской задолженностью является одним из таких локальных документов.
Его разработка, внедрение и использование на постоянной основе позволит компании:
- своевременно фиксировать возникновение долгов;
- контролировать объем и движение дебиторской задолженности, а также размер ее доли в оборотных средствах предприятия;
- не допускать роста безнадежных долгов;
- управлять задолженностью, посредством установления кредитных лимитов своим должникам, сокращения периода отсрочки и взыскания долгов в претензионном и судебном порядке;
- корректно списывать безнадежную задолженность.
Что отразить в Положении о взыскании дебиторской задолженности
Компания разрабатывает Положение самостоятельно, ориентируясь на специфику своей деятельности и особенности работы.
В Положении можно отразить:
- определение дебиторской задолженности компанией и источники ее формирования;
- условия предоставления отсрочки покупателям;
- максимальный кредитный лимит;
- условия прекращения отгрузки товаров должнику;
- порядок формирования реестра дебиторской задолженности;
- порядок учета задолженности с момента ее возникновения до погашения или списания;
- момент и условия перехода текущей дебиторской задолженности в просроченную, далее из просроченной – в безнадежную и подлежащую списанию;
- порядок и периодичность инвентаризации задолженности;
- методики анализа долгов на предмет их сомнительности и прогноза возвратности;
- порядок досудебной и судебной работы с дебиторской задолженностью;
- распределение ответственности между подразделениями и сотрудниками по управлению долгами дебиторов.
Разделы Положения о работе с дебиторской задолженностью могут быть следующие:
- Общие положения.
- Формирование реестра и учет текущей дебиторской задолженности.
- Мероприятия по предупреждению возникновения просроченной дебиторской задолженности.
- Мероприятия по погашению просроченной дебиторской задолженности.
- Порядок признания задолженности безнадежной и ее списания.
- Порядок взаимодействия (распределения зон ответственности) между отделом продаж, юридической службой и службой безопасности компании.
Как снизить просроченную дебиторскую задолженность
Получите в Системе Продажи подробные алгоритмы работы с просроченной дебиторкой для малого, среднего и крупного бизнеса. Советами делятся представители компаний, которые свели просроченную задолженность до уровня 1-3%.
Образец Положения о дебиторской задолженности на предприятии
Для наглядности приведем пример Положения по работе с дебиторской задолженностью в коммерческой производственной организации, которая поставляет свой товар большому числу мелкооптовых покупателей.
УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор
ООО «Авангард»
__________ Жукова С. И.
«___» __________ 2021 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
о работе с дебиторской задолженностью
I. Общие положения
1.1. Данное положение направлено на повышение эффективности предупредительных мероприятий с целью недопущения просроченной дебиторской задолженности (далее – ПДЗ), а также на повышение результативности работы сотрудников отделов продаж и подразделений, обеспечивающих процесс, по взысканию имеющейся просроченной дебиторской задолженности.
1.2. Данное Положение является обязательным для исполнения всеми сотрудниками предприятия.
II. Формирование реестра дебиторской задолженности
2.1. Для контроля над дебиторской задолженностью ответственный сотрудник организует ведение единого реестра дебиторской задолженности в разрезе контрагентов, в котором указываются:
- полное наименование и реквизиты предприятия-должника;
- сумма задолженности;
- дата и основание возникновения задолженности;
- меры, предпринятые для погашения дебиторской задолженности, а также примечания.
2.2. Менеджер по работе с клиентами обязан обосновать реальность и сроки погашения дебиторской задолженности, а также указать, какие меры уже были предприняты для погашения дебиторской задолженности.
III. Мероприятия по предупреждению возникновению ПДЗ.
3.1. Профилактические мероприятия
3.1.1. Выполнение указанных в данном разделе мероприятий является для менеджера по работе с клиентами – обязательным. Невыполнение мероприятий, повлекшее впоследствии возникновение ПДЗ, влечет за собой дисциплинарную ответственность виновных сотрудников.
3.1.2. Отгрузка товара клиенту при отсутствии договора поставки запрещается.
3.1.3. При поступлении заявки от нового клиента (либо клиента, с которым сотрудничество было прервано некоторое время назад) менеджер должен в обязательном порядке выяснить о клиенте следующую информацию:
- репутация клиента на локальном рынке;
- выполнение финансовых обязательств по отношению к другим поставщикам;
- платежеспособность.
Также необходимо получить от клиента в обязательном порядке копии учредительных документов (приведен перечень).
3.1.4. После оплаты первых трех сделок (для региональных клиентов, оптовых сделок) на условиях предоплаты возможно предоставление товара клиенту с отсрочкой платежа. После поставки товара менеджеру необходимо проконтролировать поступление денег на расчетный счет фирмы не позднее оговоренных сроков оплаты. Отсрочка платежа оговаривается с каждым клиентом отдельно.
3.1.6. В случае просрочки оплаты при поставке товара на условиях отсрочки платежа дальнейшая отгрузка товара этому клиенту на условиях отсрочки платежа блокируется до погашения всей суммы долга.
3.1.7. В случае возникновения ПДЗ у клиента свыше 100 рабочих дней устанавливается полный запрет на отгрузку.
3.1.8. В целях стимулирования деятельности менеджеров по уменьшению показателей ПДЗ система формирования оплаты труда сотрудников отдела продаж и руководителей отделов продаж должна включать параметры, оценивающий размер ПДЗ и время просрочки платежа.
3.2. Мероприятия по получению денежных средств до истечения даты платежа.
3.2.1. Менеджер должен контролировать проведение клиентом оплаты в оговоренные сроки. При нарушении клиентом графика оплаты, в течение трех дней после наступления указанного в графике срока требовать от клиента произвести оплату за товар.
3.2.2. Если клиент осуществил платеж, но оплата в организацию не поступила, менеджер незамедлительно обязан поставить в известность клиента и предпринять меры для розыска платежа (обратиться в бухгалтерию, осуществить запрос в банк плательщика и т. д). Если вышеуказанные мероприятия не приведут к положительному результату, обратиться в юридический отдел или в службу экономической безопасности.
3.2.3. Менеджер обязан регулярно отслеживать и анализировать информацию о клиенте через открытые источники. В случае появления негативной информации, позволяющей предположить ухудшение финансового состояния клиента, немедленно принять меры к минимизации потерь и в обязательном порядке известить начальника отдела.
3.2.4. В случае если менеджер считает, что действий, предпринятых им, недостаточно для обеспечения выполнения условий оплаты, он имеет право обратиться за помощью к начальнику отдела продаж, в юридический отдел, в службу экономической безопасности.
VI. Мероприятия по работе с ПДЗ
4.1. Ответственность за выявление случаев нарушения сроков погашения дебиторской задолженности возлагается на ответственного сотрудника. Ежемесячно в каждом подразделении по состоянию на 30 число составляется опись всех дебиторов, просрочивших платежи.
4.2. При осуществлении мер, направленных на погашение дебиторской задолженности, используются следующие формы:
- подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;
- проведение переговоров с дебитором с целью получения денежных средств во внесудебном порядке или уточнение сроков и порядка погашения дебиторской задолженности;
- подготовка и направление заказчику претензий и исковых заявлений в арбитражный суд о взыскании долга.
4.3. Финансовая служба совместно с юридическим отделом определяют начало претензионно-искового производства в отношении дебиторов.
4.4. В течение 15 рабочих дней с момента направления претензии должнику сотрудник юридического отдела начинает переговоры об оплате долга. В случае подписания дополнительного соглашения менеджер обязан отслеживать график погашения задолженности. Если график нарушен, то менеджер ставит в известность юридический отдел. Сотрудник юридического отдела начинает в отношении должника исковое производство.
4.5. Ежемесячно руководитель юридического отдела составляет и передает на утверждение коммерческому директору отчет о проделанной работе по взысканию ПДЗ за истекший период.
V. Порядок списания безнадежной дебиторской задолженности
5.1. На основании результатов анализа дебиторской задолженности и при невозможности взыскания долга в судебном порядке начальник финансовой службы по согласованию с генеральным директором принимает решение о списании дебиторской задолженности.
5.2. Дебиторская задолженность подлежит списанию:
- по истечении срока исковой давности;
- в случае признания долгов нереальными к взысканию.
VI. Контроль над исполнением мероприятий по погашению дебиторской задолженности
5.1. Контроль над ведением реестра дебиторской задолженности возлагается на руководителя финансовой службы.
5.2. Контроль над исполнением дебиторами принятых обязательств по погашению дебиторской задолженности возлагается на начальника отдела продаж.
5.3. Контроль над оформлением и подписанием документов о списании дебиторской задолженности возлагается на руководителя финансовой службы.
В завершение Положения о взыскании дебиторской задолженности оформите для сотрудников Лист ознакомления. В нем должны поставить свою подпись с расшифровкой ФИО все ответственные лица.