Дорожная карта проекта: зачем нужна и как ее сделать

Что такое дорожная карта развития проекта

Над чем бы ни работала команда, все участники должны четко понимать, какие цели и задачи перед ними стоят, к какому результату нужно стремиться, в какие сроки уложиться и через какие контрольные точки пройти. Визуализировать этот путь помогает дорожная карта.

Дорожная карта (roadmap) – это документ, в котором обозначены цели проекта, основные этапы, контрольные даты и ответственные исполнители. Она показывает ход выполнения проекта, дает ответы на вопросы «кто, что и когда делает?». Обычно элементы карты располагаются на временной шкале – таймлайне. Но кроме таймлайна существуют и другие варианты визуализации. Чаще всего дорожная карта представлена в виде схемы, диаграммы или графика, но она может быть и текстовым документом.

Дорожная карта проекта – это инструмент планирования. Ее создают под конкретный проект перед началом работы над ним. Делает это управляющий проектом. Пользуются дорожной картой участники команды, руководство, внутренние и внешние заинтересованные стороны, заказчики и владельцы продуктов.

Как создать стратегию развития компании: пошаговый алгоритм

В рекомендации Системы Продажи – пошаговый алгоритм с учетом опыта российских управленцев, который позволит вам создать стратегию развития компании. Оцените текущее состояние компании, выберите подход и инструменты, подготовьте компанию к выполнению стратегии. В дальнейшем корректируйте вашу стратегию.

Скачать алгоритм

Дорожную карту не стоит путать с планом проекта. У них есть общее: и план, и карта описывают, какой путь необходимо пройти, чтобы успешно сдать проект. Отличие в том, что карта представляет собой общую картину, без детализации. Ее цель – визуализация стратегии и изображение желаемого результата: она помогает всем участникам понять, что должно получиться в итоге. Простыми словами это изображение пути, который проходит команда от точки А до точки Б. Карта наглядно показывает, к чему команда должна прийти и в какие сроки.

В плане более детально прописаны задачи и подзадачи для конкретных исполнителей, способы достижения цели, ресурсы, дедлайны. Другими словами, план – это подробная пошаговая инструкция, график работ.

Пример:

В компании разрабатывают новый продукт. В дорожной карте по реализации проекта указывают, что за разработку формулы отвечают технологи, дизайнеры придумывают упаковку, маркетологи занимаются выводом продукта на рынок и его продвижением. А в плане эти основные для каждого отдела цели декомпозируются до конкретных задач. За каждой задачей закрепляют ответственного сотрудника. Например, в отделе маркетинга копирайтер готовит тексты для публикаций, SMM-специалист разрабатывает стратегию продвижения в соцсетях, PR-специалист разрабатывает рекламную кампанию в СМИ.

Дорожная карта – инструмент долгосрочного стратегического планирования, план – инструмент тактического планирования. Карта в целом отображает стратегию на месяцы, а иногда и годы вперед, а план – пошагово развивает эту стратегию. Оба инструмента дополняют друг друга и помогают выстраивать эффективную работу над проектом. Обычно сначала создают карту, а потом на ее основе разрабатывают подробные планы и графики.

Узнать принципы формирования стратегии компании

Какова цель дорожной карты проекта

Цель создания roadmap – дать общее видение проекта, собрать всю ключевую информацию о нем и представить ее в наглядном виде в одном документе, который можно отправить всем заинтересованным сторонам.

Достаточно открыть карту, чтобы увидеть, кто должен решать те или иные задачи, сколько времени на это отведено, что должно в результате получиться, на каком этапе сейчас находится команда. Карту создают перед началом работ, но пользуются ей на протяжении всего проекта – как гайдом и инструментом трекинга.

Roadmap пригодится всем, кто запускает или создает что-то новое, особенно если в работе участвуют несколько команд и отделов компании – программисты, маркетологи, дизайнеры и т. д. Иногда рабочие группы могут быть полностью автономными, но при этом важно, чтобы они работали согласованно, следовали единой стратегии и не сходили с маршрута. Карта помогает скоординировать их совместную работу над общим проектом. Таким проектом может быть запуск стартапа, создание сайта, разработка мобильного приложения, создание и продвижение продукта.

Дорожная карта – универсальный инструмент управления проектами или портфелем проектов, независимо от сферы деятельности.

Roadmap используют:

• в IT;
• в сфере строительства;
• в дизайне;
• в маркетинге;
• в технологических проектах;
• при запуске нового бизнеса.

Главное преимущество дорожной карты как инструмента: информация легко воспринимается благодаря ее визуализации.

Плюсы использования дорожных карт:

• помогают увидеть полную картину проекта – цель, масштаб, основные этапы, сроки, кто работает, и как они взаимодействуют между собой;
• обеспечивают единое видение целей и задач всеми участниками команды;
• дают четкое понимание, чего нужно достичь и что для этого необходимо предпринять;
• позволяют сотрудникам понять границы личной ответственности – по карте сразу понятно, кто, какую работу и в какие сроки должен выполнить;
• позволяют команде в любой момент посмотреть, на каком этапе она находится;
• позволяют всем участникам быть в курсе событий на протяжении всего проекта и не забыть изначальную цель в процессе работы над ним.

Дорожную карту составляют не только для исполнителей. Она помогает презентовать проект руководству, потенциальным клиентам, спонсорам, инвесторам и партнерам – всем, кто заинтересован в сотрудничестве с компанией. Roadmap позволяет объяснить им преимущества продукта или услуги, выгоду от вложения средств.

Менеджеру проекта roadmap позволяет:

• распределить нагрузку и ответственность между участниками;
• легко объяснить подчиненным их задачи и на чем необходимо сделать акцент в работе;
• наладить командную работу, улучшить коммуникацию между отделами;
• определять приоритетные на данный момент задачи;
• оперативно принимать решения;
• определять контрольные точки – какие этапы нужно закрыть к установленной дате;
• эффективно управлять проектом и следить, чтобы он развивался по плану;
• не заниматься микроменеджментом – управляющий может открыть карту и увидеть, кто является ответственным исполнителем, к кому обратиться напрямую;
• контролировать сроки – управляющий может в любой момент свериться с картой и оценить, насколько команда успевает выполнить работу вовремя;
• понимать, кто задерживает проект, разобраться в причинах и предложить помощь;
• отчитываться перед высшим руководством, на какой стадии находится проект, и есть ли какие-то проблемы.

Недостатки дорожных карт:

• они дают лишь общую информацию о проекте – так или иначе необходима детализация, декомпозиция задач;
• не позволяют в полной мере оценить сложность задач и предстоящие затраты, грамотно спланировать бюджет – из-за чего могут потребоваться дополнительные расходы;
• требуют регулярного пересмотра и обновления – иначе можно не заметить возникшие проблемы и нарушить сроки.

Ни один метод не является универсальным. Дорожная карта – не исключение. Это полезный инструмент, но далеко не всегда и не всем нужна roadmap.

Случаи, когда нет смысла разрабатывать дорожную карту проекта:

• краткосрочный, небольшой по масштабам проект – задачи и ответственных можно зафиксировать в простой таблице или документе;
• небольшой состав команды – до 5 человек;
• слишком много изменений в процессе работы, и они мало предсказуемы;
• отсутствие в компании стратегического планирования как методологии;
• наличие в компании специального ПО для управления проектами.

Какие виды дорожных карт проекта существуют

Есть много вариантов, как можно визуализировать информацию в дорожной карте. Вот примеры того, как по-разному они могут выглядеть:

По формату и способу визуализации данных бывают следующие виды карт:

• временная шкала или таймлайн с задачами и сроками их выполнения;
• доска задач с указанием ответственных;
• канбан-доска;
• схема;
• таблица;
• график;
• инфографика;
• диаграмма;
• диаграмма Ганта – две панели: слева список этапов, справа – временная шкала;
• гибридный вариант.

Наиболее популярные форматы: таймлайн, канбан-доска, диаграмма Ганта.

В зависимости от подхода компании к управлению проектами есть два основных типа карт:

• Каскадные (Waterfall). Это roadmap с четкой последовательностью этапов, которые необходимо проходить один за другим. К каждой следующей стадии переходят только после завершения предыдущей. Такой тип карт применяется при классической модели управления проектами. Плюсы каскадной roadmap в том, что она дает простую и понятную структуру процесса, что позволяет точно планировать сроки. Минус карты в том, что ей недостает гибкости. При форс-мажоре приходится сокращать время, выделенное на остальные стадии, привлекать дополнительные денежные средства. По этой причине каскадная карта подходит для долгосрочных предсказуемых проектов, рассчитанных на год и более.    
• Гибкие (Agile). Этот вид карт строят при работе над краткосрочным и непредсказуемым проектом, при гибком подходе к управлению – agile. Карта представляет собой разбивку процесса на короткие стадии – циклы, итерации, спринты. Они могут проходить параллельно или синхронно – что является большим плюсом, поскольку ускоряет работу над проектом. Есть вероятность сдать его в более короткие сроки. Преимущество гибкой карты в том, что она предусматривает возможность внесения изменений, если в них вдруг возникает необходимость. Но работа в этом случае требует более высоких компетенций от руководства и исполнителей.

В зависимости от целей карты бывают:

• Продуктовые. Их составляют при разработке нового или усовершенствовании существующего продукта или линейки. В такой карте отображают анализ конкурентов и ЦА, сроки запуска, стратегию продвижения.
• Проектные. Это дорожные карты мероприятий в рамках проекта. Они визуализируют этапы его реализации, содержат информацию об ответственных исполнителях, дедлайнах. Проектные карты позволяют руководителю мониторить ход выполнения поставленных задач.
• Технологические. Необходимы для визуализации процесса внедрения новой технологии в производство.
• Корпоративные. Эти карты показывают процесс развития компании на определенный период – каких долгосрочных стратегических целей она планирует достичь, на какой объем продаж выйти, какой рынок охватить, какую прибыль получать и т. д. Такие карты составляют для персонала компании, для потенциальных партнеров и инвесторов.

В зависимости от индивидуальных задач могут быть и другие виды. Например, карта обучения персонала.

Как сделать дорожную карту проекта

Перед тем, как начинать составлять roadmap, необходимо определить целевую аудиторию и выбрать подходящие инструменты визуализации. Простыми словами, вам необходимо решить, для кого вы строите карту, и в каком виде будет представлена информация.

Визуально это может быть нарисованная на бумаге линия с контрольными точками или сложная многоступенчатая структура. Вид, формат и содержание стоит выбирать, исходя из того, кому предназначается карта, и для каких целей ее составляют. Одно дело, если это небольшой проект сроком на три месяца, и другое дело, если это стратегия развития компании сроком на пять лет. 

Карта должна быть понятна и полезна тем, для кого вы ее строите. Например, в roadmap для исполнителей необходимо отразить их функции, ответственность, дедлайны. Руководителю и инвесторам больше интересны общая стратегия, ожидаемые сроки реализации проекта, необходимые ресурсы, когда проект начнет приносить прибыль. 

Этапы дорожной карты проекта

Шаг 1. Сформулируйте главную цель. Это тот конечный результат, к которому необходимо прийти. Например, запустить сайт компании.

Шаг 2. Установите срок достижения цели. Это может быть полгода, год, несколько лет – все зависит от сложности проекта.

Цели и задачи по SMART: как поставить и когда использовать

SMART – это стандарт постановки целей, с помощью которого вы сможете поделить цель на подцели и выстроить понятный алгоритм их достижения. Кроме того, он позволяет мониторить точки контроля. Узнайте из решения Системы Продажи, как ставить цели по технологии SMART, для каких случаев она подходит и почему не всегда работает.

Научиться ставить цели по SMART

Шаг 3. Разбейте основную цель на крупные задачи и этапы. Например, чтобы запустить сайт, необходимо разработать техническую часть, продумать дизайн, создать макет, подготовить контент, подумать о SEO-оптимизации, протестировать работу сайта и оценить пользовательский опыт, доработать сайт, запустить его. Внесите в таблицу или выбранную программу подготовленную вами информацию. Задачи расположите в необходимой последовательности на временной шкале и укажите зависимости между ними. Отметьте, какие задачи самые важные и какие контрольные точки обязательно нужно пройти, чтобы сдать проект.

Шаг 4. Пропишите сроки реализации каждого этапа. Укажите дату начала и завершения каждого этапа работ.

Дорожная карта необязательно должна содержать дедлайны – смотря как работает ваша команда, насколько она нуждается в контроле. Это могут быть и условные контрольные точки.

При установке сроков отталкивайтесь от того, какой подход к работе над проектами использует команда. При каскадной модели Waterfall этапы следуют строго один за другим. При гибком подходе Agile работы можно вести параллельно: например, разработчики и дизайнеры делают сайт, а контент-менеджер в это время готовит тексты и визуализацию. При любом подходе важно правильно оценить сложность и продолжительность работ и отвести количество времени, необходимое для решения каждой задачи. Лучше взять небольшой запас в несколько дополнительных дней или недель, иначе вы получите срыв сроков. 

Вопросы, которые стоит себе задать на этом этапе: 

• Какие действия должны быть выполнены, чтобы уложиться в сроки реализации проекта?
• Сколько человек требуется для решения каждой поставленной задачи?
• Как можно оптимизировать решение задач?

Шаг 5. Установите ключевые метрики. Контролируя их, вы будете оценивать прогресс. Например, готовность на 95% до перехода к следующему этапу.

Шаг 6. Назначьте ответственных. Пропишите фамилии и должности сотрудников или названия отделов. Второй вариант удобен, если команда работает с внешним заказчиком.

Шаг 7. Обеспечьте доступ к готовой карте. Сделайте так, чтобы с ней в любой момент могли ознакомиться участники команды, руководство, заказчики, другие заинтересованные стороны. Если вы используете специальный сервис или ПО, подключите к нему всех, для кого предназначена карта.

Настройте права: определите, кто может вносить изменения и менять последовательность действий в случае форс-мажора. Обычно делать это имеет право только менеджер проекта.

Советы по созданию эффективной дорожной карты:

• Избегайте излишней детализации и дробления задач. В дорожной карте не нужно углубляться в детали – достаточно описать последовательность действий, которые помогут приблизить команду к достижению цели.
• Избегайте воды. Карта должна содержать краткую и четкую информацию, сообщать наиболее важные детали проекта.
• Используйте группирование задач, которые входят в один цикл, один этап.
• Используйте цветовую кодировку для обозначения приоритетов, для разметки задач для одного отдела, для обозначения областей высокого и низкого риска.  
• Постарайтесь сделать карту понятной, наглядной и удобной – ведь вы составляете ее для того, чтобы ей пользовалась команда.
• Сделайте гибкую roadmap. Продумайте такую последовательность процессов, чтобы в карту можно было вносить изменения, не ставя под угрозу выполнение всего проекта. 
• Обсудите карту с командой. Убедитесь, что у всех одинаковое видение стратегии и конечной цели.
• Откажитесь от идеи, что roadmap – это статичный документ. Регулярно, раз в месяц или чаще, пересматривайте карту. Это позволит заранее выявлять потенциальные риски и вносить коррективы, если возникают непредвиденные сложности, из-за которых приходится сдвигать сроки. Обновляйте карту, вносите актуальную информацию – она должна отражать все произошедшие изменения. При этом сохраняйте старые версии карты.

В Системе Продажи есть ответы даже на сложные вопросы

Как составлять дорожную карту проекта: что в ней необходимо указать

Независимо от вида и формата roadmap, в нее обычно включают следующие элементы:

• цели – что должно получиться в итоге;
• результаты достижения цели, выраженные в конкретных показателях;
• задачи – что нужно выполнить, чтобы прийти к цели;
• хронология выполнения задач;
• контрольные точки (milestones);
• запланированные сроки;
• роли и ответственные лица.

Дополнительно в карту можно включить:

• статистику, данные маркетинговых исследований, изучение пользовательского опыта, опросы заинтересованных лиц – все, что подтверждает будущий успех проекта;
• риски – факторы, которые могут помешать достижению цели;
• ресурсы – персонал, оборудование, материалы, программы;
• шаги, которые находятся за рамками проекта, но необходимы для продолжения работ по нему, например, урегулирование вопросов с поставщиками;
• инструменты, методы мотивации – все, что поможет команде эффективно работать.

Как мотивировать сотрудников на работу

Как происходит разработка дорожной карты проекта

Простую карту можно нарисовать и от руки, на листе бумаги. Но лучше воспользоваться сервисами и программами. К наиболее простым относятся:

• Шаблон в Excel. В него можно включить всю необходимую информацию – цели, задачи, этапы, ответственные лица, сроки выполнения, статус.
• Google-таблицы. Там есть бесплатные готовые шаблоны дорожных карт – например, диаграмма Ганта. Есть возможность отслеживания. Для работы с Google Таблицами необходим аккаунт Gmail.

Плюсы электронных таблиц: это быстрый и доступный инструмент, понятный даже новичку.

Недостатки дорожных карт проекта в виде таблицы:

• неудобство редактирования – данные необходимо вносить в ячейки вручную;
• отсутствие наглядности;
• отсутствие синхронизации в режиме реального времени;
• неудобство совместной работы – непонятно, кто и когда внес изменения.

В таблицах обычно делают карты для небольших несложных проектов.

Roadmap можно оформить и в виде презентации PowerPoint или Google Slides – в отличие от дорожной карты проекта в excel это дает больше возможностей для визуализации. Но такая карта тоже не подходит для отслеживания хода выполнения задач. Презентации не обновляются и не синхронизируются в реальном времени. Лучше использовать специальные онлайн-сервисы. Они позволяют дать доступ к карте всем участникам команды и предоставляют массу возможностей для визуализации, отслеживания и контроля. Такой способ позволяет быстро вносить изменения, например, когда необходимо сдвинуть сроки – при этом карта автоматически обновится у всех пользователей.

Выбирайте сервис, который позволяет не только составить карту и поделиться ей, но и назначать ответственных, напоминать им о задачах и сроках, отслеживать ход выполнения работ, настраивать оповещения о внесенных в карту изменениях.

Многие сервисы автоматически создают таймлайны на основе данных, которые вы внесли. Там есть готовые шаблоны дорожной карты проекта, которые можно скачать и редактировать. В них уже созданы задачи и структура для различных сфер: разработка ПО, маркетинг, строительство, производство, торговля, планирование мероприятий и т. д. Сервисы позволяют экспортировать карту в нескольких форматах – PDF, XLS и PNG. Также в них предусмотрена интеграция с другими популярными сервисами – Slack, Trello и другими.

К часто используемым сервисам для построения roadmap относятся:

• Miro – интерактивная онлайн-доска с большим набором инструментов визуализации, в том числе цветовым кодированием, группированием;
• GanttPRO – сервис для построения диаграммы Ганта – популярного инструмента планирования и контроля проектов;
• Roadmunk – сервис специально для создания дорожных карт с 35+ готовыми шаблонами, которые можно менять под свои задачи;
• ProductPlan – сервис для создания таблиц, списков, диаграмм Ганта;
• Aha! – приложение для составления дорожных карт, подходят для agile команд;
• Hygger – сервис, специально предназначенный для составления дорожных карт разного типа, подходит для agile команд;
• Productboard – более сложное решение не только для составления карт, но и для полноценного управления проектами и планирования бизнес-процессов;
• ProjectManager – ПО для управления проектами и построения дорожных карт, подходит для agile команд;
• Venngage – русскоязычный сервис с более чем 100 шаблонами для создания инфографики, с хорошим визуальным компонентом;
• Weeek – русскоязычный многофункциональный сервис с таск-трекером и CRM, позволяющий создать дорожную карту.

Большинство этих сервисов платные, но они предлагают бесплатный пробный период.

Дорожная карта проекта: примеры в разных форматах

Этот пример дорожной карты реализации проекта показывает этапы (отмечены на таймлайне голубыми линиями), их продолжительность, задачи и процент их выполнения, зависимости между задачами (стрелки). Контрольная точка обозначена ромбиком.

Вот образец дорожной карты проекта в формате swimlane:

Roadmap в виде канбан-доски:

Пример гибкой дорожной карты для команды Agile:

На сайте Ganttpro вы можете скачать бесплатный шаблон дорожной карты проекта в excel. Внесите в него свои задачи и фамилии своих сотрудников.

Вывод

Дорожная карта – это универсальный инструмент визуализации сложного проекта, с основными этапами, сроками, дедлайнами и исполнителями. Она необходима для общей работы над проектом. Карта в простом и наглядном виде демонстрирует всем участникам команды, партнерам и инвесторам цели и ожидаемые результаты. Она позволяет увидеть полную картину проекта и его масштаб.  

Карту можно создать в excel или с помощью специального сервиса, который позволит дать доступ к карте всей команде. Дорожная карта может быть представлена таблицей, схемой, графиком, инфографикой, диаграммой. Ее формат и содержание зависят от решаемых задач и от целевой аудитории, которой она предназначается. Но в любом случае карта должна быть наглядной и понятной для тех, кому предстоит с ней работать.