Матричная организационная структура управления – это система, которая основана на принципе двойного подчинения. Руководящий состав в матричной схеме разделен на руководителей отделов и проектов. Первые распределяют ответственность на задачи, а вторые устанавливают сроки и содержание работ. Система управления становится более гибкой и эффективной, однако при этом не исключает конфликтов.
Понятие матричной организационной структуры
Матричная структура управления – это схема закрепления в организационном построении предприятия двух направлений руководства и исполнения. Первое звено руководства – вертикальное: управляет функциональными и линейными структурными подразделениями. Второе звено – горизонтальное. В его функции входит управление отдельными продуктами.
Анастасия Синицына, главный редактор Системы Кадры, эксперт по трудовому законодательству
Чтобы построить организационную структуру предприятия, рассчитайте штатную численность сотрудников, распределите должности сотрудников по отделам и определите норму управляемости. Как это сделать – в рекомендации Системы Продажи.
Графически матричная система управления изображается в виде матрицы или решетки. В матрице пересекается функциональная и проектная система. В силу своей гибкости такая структура помогает обеспечить динамическую перестройку, если перед компанией поставлены новые задачи, способствует скоординированности. Но при этом она относится к достаточно дорогостоящей системе, весьма сложной для планирования и способной спровоцировать конфликтные ситуации по причине двойного подчинения исполнителей.
Матричная организационная структура – это схема, которая относится к адхократической или адаптивной (от лат. Ad hoc – специально для этого). Простыми словами, это такая структура, которая быстро может подстраиваться под изменения внешней среды. Она отличается от линейно-функциональной структуры, которая считается бюрократической, тем, что помимо руководителя присутствует дополнительный управляющий, назначенный руководителем проекта. Но наряду с этим матричная организационная структура представляет собой комбинацию линейно-функциональной и программно-целевой схемы управления.
Николай Витязев, эксперт Системы Генеральный Директор (Актион Управление)
В зависимости от подхода к организации работы в отделе продаж выделяют четыре модели: линейную, конвейерную, модульную и ячеечную. В решении Системы Продажи вместе с руководителями российских компаний подробно разберем каждый подход и расскажем, какая структура отдела продаж подойдет для разных типов бизнеса.
Принципы работы матричной организационной структуры
Матричная структура – это уникальная система, которая направлена на то, чтобы каждый сотрудник компании подчинялся не только менеджеру проекта, но и главе функционального отдела.
У руководителя проекта будет присутствовать 2 группы подчиненных:
- временные – это те, кто работает в своих отделах, и подчиняются своему непосредственному руководителю, но временно вынуждены выполнять также распоряжения менеджера проекта;
- постоянные – к ним относятся сотрудники разных отделов, которые подчиняются менеджеру проекта до завершения установленных работ.
Руководители проектов в привычном смысле не руководят подразделениями, они не отдают распоряжения, а налаживают между участниками всех команд взаимодействие. Набор проектной команды проводится из функциональных подразделений. Все сотрудники, находясь в этой команде, продолжают подчиняться руководителям своих отделов и менеджеру проекта.
Матричная организационная структура может быть двух типов, когда:
- руководитель взаимодействует со всеми постоянными сотрудниками конкретной проектной группы, а также с другим персоналом всех остальных функциональных подразделений, которые находятся в подчинении у своего непосредственного линейного руководителя;
- у руководителя находятся во временном подчинении только сотрудники функциональных подразделений.
Матричная система управления – это выделение трех типов матриц:
- слабых;
- сбалансированных;
- сильных.
В таблице представлены типы матриц с описанием факторов и функциональной структуры:
|
Факторы |
Типы матриц |
|||
|
Функциональная структура |
Слабая матрица |
Сбалансированная |
Сильная матрица |
|
|
Власть менеджера проекта |
Отсутствует или ограничена |
Ограничена |
Средняя |
Сильная власть |
|
Ресурсные возможности |
Ограниченные |
Ограничены |
Средние |
Высокие |
|
Контроль бюджета |
Слабый |
Слабый |
Смешанный |
Полный |
|
Занятость менеджера проекта |
Частичная занятость |
Частичная занятость |
Средняя занятость |
Полная занятость |
|
Административный персонал |
Частичная занятость |
Частичная занятость |
Средняя занятость |
Полная занятость |
Читайте также в Системе Продажи:
Матричная структура предприятия используется, когда присутствует необходимость осваивать новые виды деятельности или продукты в сжатые сроки. Чаще всего матричные структуры применяют в электронной промышленности, маркетинге и высокотехнологичных сферах. Основной проблемой их использования считается конфликт интересов и конфликт подчиненности.
Матричное управление – это сложная структура адаптивного типа управления, она отличается:
- гибкостью, так как способна легко менять свою форму;
- органичностью и возможностью приспосабливаться к меняющимся условиям;
- ориентацией на быструю реализацию сложных проектов;
- отсутствием бюрократической регламентации;
- децентрализованным принятием решений;
- созданием временного органа управления;
- отсутствием необходимости детально разделять труд по видам;
- некоторой долей размытости в управленческих уровнях;
- наличием индивидуальной ответственности каждого работника за общие результаты деятельности;
- ограниченным действием по времени – команду формируют на период выполнения проекта или решения проблемы.
Принципы формирования матричной организационной структуры:
- создание единой политики во всех отделах компании;
- выделение служб функционального назначения;
- профессиональная проработка должностных инструкций;
- разработка инструментов, которые помогут предотвратить разобщенность внутри компании;
- создание централизованного управления;
- назначение высшим руководителем генерального директора.
Преимущества и недостатки матричной системы управления
Матричная организационная структура имеет следующие преимущества:
- возможность интеграции нескольких видов деятельности компании в рамках одной программы или проекта;
- достижение результативности работы по разным проектам;
- активная и продуктивная работа всего управленческого состава;
- творческая деятельность, которая позволяет руководителям и специалистам разных уровней вместе совершенствовать производственные процессы, разрабатывать альтернативные способы, помогающие достичь высоких результатов;
- усиление личной ответственности каждого сотрудника и руководителя;
- преодоление различных барьеров внутри компании, что не сказывается на функциональной специализации;
- равномерная нагрузка на специалистов всех уровней и руководителей, полномочия можно делегировать от высшего руководства к среднему звену, при этом сохраняется единая координация и контроль, ключевые решения всегда принимаются на высшем уровне;
- ускоренное техническое совершенствование всех производственных процессов;
- личная ответственность каждого руководителя не только за отдельные элементы работ, но и проекта в целом;
- быстрое реагирование на любые изменения внешней среды.
Как собрать и развить сильную команду
В решении Системы Продажи – разбор критериев сильной команды, пошаговая методика, чтобы сплотить персонал, и техники, которые помогут действовать в бизнесе смелее.
Недостатками матричных организационных структур являются следующие моменты:
- сложная для реализации структура;
- необходимость в основательной подготовке сотрудников перед ее внедрением;
- большие материальные затраты как в период внедрения структуры, так и во время эксплуатации;
- возникновение проблем с дублированием функций руководящего звена;
- отсутствие эффективности структуры во время кризисов, которые нередко возникают в России;
- групповое принятие управленческих решений, что влечет за собой задержки с распоряжениями;
- наблюдается частичное дублирование функций;
- содержание большого количества руководящего состава, что приводит к перерасходу фонда оплаты труда;
- структура громоздка, сложна для понимания;
- присутствует система неединоличного подчинения, подрывающая общие принципы управления. Роли руководящего состава и исполнительного звена плохо закреплены, что в свою очередь приводит к неизбежному возникновению конфликтов.
Применение матричной структуры управления
Изначально матричная организационная структура была разработана для применения в космической отрасли. Чуть позже ее переняли компании, работающие в сфере высоких технологий и электронной промышленности. Сегодня такая структура управления применяется многими крупными и средними компаниями.
Вводить систему рационально в том случае, если необходимо быстро отреагировать на рыночные колебания спроса, внедрить ряд технологических изменений или быстро освоить инновации. Чаще всего матричная организационная структура востребована организациями со значительным объемом научно-исследовательских работ, крупными холдингами.
Слабые матричные организационные структуры применяют, когда компания выполняет небольшие по объему, но не рутинные проекты. В слабой матрице членами команды проекта управляет функциональный руководитель, полномочия которого ограничены.
В рамках слабой матрицы заложено две формы управления: «экспедитор проекта» и «координатор проекта».
Экспедитором проекта является сотрудник одного из функциональных подразделений. Он координирует все потоки информации между членами проектной команды. Круг полномочий ограничен. Он дает только рекомендации. Такую систему управления применяют в том случае, когда экспедитор наделен достаточным влиянием, а сам проект не такой продолжительный и важный для компании.
Координатор проекта в слабой матричной организационной структуре – это сотрудник, подчиняющийся руководителю компании. Часто он относится к куратору проекта и наделен полномочиями раздавать задания сотрудникам функциональных подразделений. Координатор проекта занимает высокий статус в компании. Недостатком является то, что из-за двойного подчинения сотрудников и отсутствия строго прописанных полномочий руководителя возникают конфликты.
Сильные матричные организационные структуры применяются для управления серьезными проектами, которые отличаются большой продолжительностью. В этой форме управления менеджеры проекта наделены правом отдавать распоряжения, требовать от сотрудников функциональных подразделений предоставление отчетности. Члены команды каждого подразделения остаются работать в своих подразделениях, но временно закрепляются к общей команде проекта. Они входят в функциональные структуры только в том случае, если работают в проектных офисах, которые относятся к службе управления проектом. Качество работы персонала контролирует руководитель функционального подразделения.
Сотрудников подразделения приглашают в команду управления проектом после того, как будут проведены переговоры между функциональным руководителем и менеджером проекта. Полное выделение предусматривает выполнение только работ, связанных с проектом. Преимущество такой структуры заключается в том, что четко видны цели каждого управленца и исполнителя, возможно осуществлять эффективное управление ресурсами проекта, максимально быстро реагировать на любые изменения. В такой структуре хорошо координируется работа подразделений, происходит прямое распределение обязанностей от менеджера проекта к исполнителям. Но при этом компании приходится нести дополнительные затраты, связанные с необходимостью увеличения управленческого персонала. Контроль персонала сложный из-за двойного подчинения, часто возникает конкуренция за ресурсы между несколькими проектами, что усложняет процедуру управления.
Как бороться с нежелательным поведением сотрудников: инструкция
Можно ли бороться с нежелательным поведением сотрудников и как это сделать в рамках закона, узнайте из инструкции Системы Продажи. Найти решение также помогут кейсы от предпринимателей, которые выявили и устранили подобные проблемы с персоналом.
Матричный конфликт: что это такое
Матричная организационная структура управления отличается двойной подчиненностью. Из-за этого нередко возникает конфликт. Основная причина заключается в том, что все задачи перед сотрудниками ставит руководитель отдела и менеджер проекта. Если они не провели предварительное согласование, задачи могут противоречить друг другу. Кроме этого, конфликт может возникнуть из-за несогласованных сроков исполнения или неправильного планирования.
Смягчить конфликт помогают следующие способы:
- Основные задачи перед исполнителями должен ставить только руководитель проекта.
- Сроки выполнения работ и приоритетность исполнения задач устанавливают по согласованию между руководителем и менеджером проекта.
- Руководителей учат решать конфликтные ситуации, вести совещания, переговоры, планировать всю работу структурных подразделений.
В матричной организационной структуре управления важно внедрять два вида планирования:
- планирование на уровне проекта;
- планирование на уровне каждого подразделения.
Если этого не сделать, в компании возникнет хаос, сроки выполнения проекта будут сорваны, а главное, неизбежен матричный конфликт.
В таблице представлены преимущества и недостатки двойного планирования при матричной организационной структуре управления:
Пример использования матричной структуры
Рассмотрим, каким способом работает матричная организационная структура управления на конкретном примере. Многим знаком известнейший автомобильный бренд американского происхождения – Ford. Его основатель применил уникальный подход массива, чтобы создать одну из самых популярных и востребованных моделей, а именно Ford Focus.
Он создал проектную группу «команда фокусов», в состав которой вошли инженеры, дизайнеры, маркетологи. Всю организацию работы руководителя возложили на экспертов из других областей компании. Именно благодаря реализации этой уникальной структуры и сбору высокопрофессиональных специалистов проект стал самым успешным и опередил планируемые сроки по реализации на целый год.
На сегодняшний день матричную организационную структуру используют многие крупные компании: NCR, American Cyanamid и другие не менее известные бренды. Не стоит думать, что эта структура одинаково подходит для всех. Например, в компаниях Philips или Citibank матричный вид управления не сработал.
На рисунке представлен пример матричной организационной структуры управления. Здесь наглядно видно, что руководитель компании имеет несколько замов, которые работают по разным направлениям. В подчинении у них находятся функциональные сотрудники. Например, возьмем отдел кадров. В подчинении у заместителя по отделу кадров находятся менеджеры по управлению персоналом. У заместителя руководителя по маркетингу находятся маркетологи.
На менеджера по управлению персоналом возложены функциональные обязанности в сфере кадровой работы, но при этом он подчиняется не только руководителю по управлению персоналом, но и руководителю по проекту. В этом и заключается двойная система подчинения, из-за которой нередко возникают конфликты.
